2024 májusában az ALLWIN Informatika kiemelt kiállítóként és előadóként vett részt a Nagyvállalati Logisztikai Vezetők Klubjának éves konferenciáján. Az eseményen bemutattuk, hogyan sikerült egy norvég ügyfelünk logisztikai rendszerébe integrálni az AI-t, amely jelentős hatékonyságnövekedést és költségcsökkentést eredményezett. Az előadásunk nagy érdeklődést váltott ki, és ennek hatására több vállalat is megkeresett minket, hogy segítsünk feltérképezni és optimalizálni belső folyamataikat mesterséges intelligencia segítségével.

A konferencián az AI egyéb alkalmazási területei is központi szerepet kaptak, mivel az iparági szakemberek egyetértettek abban, hogy

a mesterséges intelligencia az egyik legfontosabb eszköz a vállalati folyamatok optimalizálásában.

Az AI alkalmazása már most is állandó téma az iparági konferenciákon, és egyre többen keresnek megoldásokat arra, hogyan lehet a legjobban hasznosítani ezt a technológiát a mindennapi munkavégzés támogatására és a versenyképesség növelésére.

Az alábbiakban részletesen bemutatjuk, hogyan jelenhet meg az AI a mindennapi irodai munkafolyamatokban, és milyen előnyökkel járhat a vállalatok számára.

‍

Az AI alkalmazásának első lépése: komplex felmérés a hatékony bevezetés érdekében

Az utóbbi időben tapasztalt megkeresések alapján világossá vált, hogy a vállalatok körében egyre nagyobb az érdeklődés az AI iránt, azonban sok esetben hiányzik a megfelelő tapasztalat és tudás ahhoz, hogy azonnal egy konkrét megoldást valósítsanak meg. Az AI technológia alkalmazása annyira új és dinamikusan fejlődő terület, hogy a cégek többsége még nem rendelkezik azzal a háttérrel, amely lehetővé tenné számukra, hogy saját folyamataikat ebből a szemszögből átlássák és optimalizálják.

Ezért az ALLWIN Informatika szakértői az elmúlt időszakban arra a következtetésre jutottak, hogy az AI bevezetése előtt egy komplex, AI szemléletű felmérést érdemes elvégezni. Ez a felmérés nemcsak a vállalat jelenlegi folyamatait térképezi fel, hanem azt is vizsgálja, hogy az adott szervezet milyen mértékben van felkészülve a mesterséges intelligencia által nyújtott lehetőségek kihasználására. Ez magában foglalja az adatstruktúrák, a meglévő technológiai rendszerek, valamint a munkavállalók AI-val kapcsolatos ismereteinek és készségeinek értékelését is.

A felmérés célja, hogy azonosítsa azokat a területeket, ahol az AI valódi hozzáadott értéket képviselhet, és meghatározza a bevezetéshez szükséges lépéseket. Ezáltal a vállalatok elkerülhetik az elhamarkodott döntéseket és a rosszul megtervezett AI projektek kockázatát, amelyek gyakran több problémát okozhatnak, mint amennyit megoldanak.

A komplex AI szemléletű felmérés segít abban, hogy az ügyfelek tisztán lássák, mely folyamatok optimalizálhatók mesterséges intelligencia segítségével, és hogyan alakíthatják át üzleti tevékenységeiket, hogy a lehető legtöbbet hozzák ki a technológiából. Ezen felmérés révén nemcsak egy technológiai megoldás kerül a vállalatok kezébe, hanem egy átfogó stratégia is, amely hosszú távon fenntartható fejlődést biztosít.

Ez a megközelítés biztosítja, hogy az AI bevezetése ne csak egy újabb divatos technológia legyen a cégek eszköztárában, hanem egy valóban hatékony eszköz, amely képes átalakítani és felgyorsítani az üzleti folyamatokat. Az ALLWIN Informatika elkötelezett amellett, hogy ügyfeleivel közösen dolgozza ki azokat a lépéseket, amelyek révén az AI bevezetése valódi értéket teremthet a szervezet számára.

Az AI mint új kolléga - lehetséges felhasználási területek az irodában

Az AI technológia egyre inkább nemcsak mint egy eszköz, hanem mint egy új „kolléga” jelenik meg az irodai környezetben. Az irodai munkafolyamatok optimalizálása során az AI különböző területeken képes hatékonyan segíteni a munkatársakat, tehermentesítve őket a legidőigényesebb és legunalmasabb feladatoktól. Ahhoz, hogy az AI valóban hasznos és hatékony segítség legyen, a folyamatok felmérésekor fontos, hogy a vállalatok néhány kulcsfontosságú kérdést megválaszoljanak. Ezek a kérdések segítenek azonosítani azokat a területeket, ahol az AI a legnagyobb értéket teremtheti.

‍

1. Mi az, ami a legtöbb időt veszi el és gyakran kell csinálni?

Az irodai munka során számos olyan feladat van, amelyet gyakran és rendszeresen kell elvégezni, és amelyek jelentős időt vesznek igénybe. Ilyenek például az adatrögzítés, a jelentések készítése, az e-mailek megválaszolása, vagy a különböző adminisztratív feladatok. Az AI különösen hatékony ezeknek a rutinszerű feladatoknak az automatizálásában. Az AI alapú rendszerek képesek gyorsan és pontosan feldolgozni nagy mennyiségű adatot, előállítani jelentéseket, és akár automatikusan válaszolni a bejövő e-mailekre, így jelentős időt takarítanak meg a munkatársak számára.

‍

2. Mi az, ami a legunalmasabb és rombolja a munkakedvet?

Az irodai munkában gyakran előfordulnak olyan feladatok, amelyek monotonok és nem igényelnek kreativitást vagy komplex gondolkodást. Ezek a feladatok nemcsak időigényesek, hanem gyakran csökkentik a munkakedvet és a motivációt is. Az AI itt is értékes segítséget nyújthat: a monoton feladatokat átvállalva lehetővé teszi a munkatársak számára, hogy a kreatívabb és stratégiai feladatokra koncentráljanak. Például egy AI alapú ügyfélszolgálati rendszer képes kezelni az ismétlődő kérdéseket, míg az emberi kollégák az összetettebb problémákkal foglalkozhatnak.

‍

Lehetséges felhasználási területek

Az AI számos területen bevethető az irodai környezetben, például:

• Adatfeldolgozás és elemzés: Az AI képes nagy mennyiségű adatot gyorsan és pontosan feldolgozni, előrejelzéseket készíteni, és segíteni a döntéshozatalban.

• Ügyfélszolgálat: AI-alapú chatbotok és virtuális asszisztensek képesek az ügyfélszolgálati kérések kezelésére, így az emberi munkatársakra csak a bonyolultabb esetek maradnak.

• Dokumentumkezelés: Az AI segíthet a dokumentumok automatizált feldolgozásában, rendszerezésében és archiválásában, csökkentve az adminisztratív terheket. A nyelvi modellek fejlődésének köszönhetően ma már lehetőség van arra, hogy a szkennelt dokumentumok feldolgozását olyan AI-alapú megoldásokkal végezzük el, amelyek kiváltják a korábban magas licencdíjas OCR technológiákat. Ezáltal a dokumentumok feldolgozása még gyorsabbá és eredményesebbé vált, lehetővé téve a papíralapú információk hatékony digitalizálását és kezelését, miközben költségeket is megtakarít.

• Projektmenedzsment: Az AI-alapú eszközök segíthetnek a feladatok kiosztásában, nyomon követésében és a határidők betartásában.

• Intelligens keresés az ERP-ben, dokumentumok között: Az AI-alapú keresőmotorok képesek intelligensen keresni az ERP rendszerekben és a vállalati dokumentumok között, így gyorsan és pontosan megtalálhatók a szükséges információk. Ez jelentősen csökkenti az információkereséssel töltött időt, és növeli a hatékonyságot.

A folyamatok felmérése és az AI beillesztése

A fent említett kérdések megválaszolása kulcsfontosságú a folyamatok felmérésekor. Ezek segítenek azonosítani azokat a területeket, ahol az AI bevezetése a legnagyobb hatással bírhat, és ahol a legnagyobb mértékben növelhető a hatékonyság. Az AI nemcsak a rutin- és adminisztratív feladatokat képes átvállalni, hanem a munkatársak számára is lehetőséget teremt arra, hogy az értékesebb és motiválóbb feladatokra koncentráljanak.

Az AI beillesztése az irodai munkafolyamatokba nemcsak a hatékonyság növelését szolgálja, hanem hozzájárul ahhoz is, hogy a munkatársak elégedettebbek és motiváltabbak legyenek, hiszen a monoton, unalmas feladatokat az AI segítségével csökkenthetik vagy akár teljesen megszüntethetik.

‍