Hogyan priorizáljunk a munkában túlterheltség esetén?

‍

Az élet egyre gyorsabban pörög körülöttünk, és – részben a távmunka térnyerésének köszönhetően - a munkaerőpiac is egyre versengőbbé válik. A folyamatosan növekvő feladatmennyiség és elvárások gyakran hozhatnak magukkal stresszt és túlterheltséget a munkahelyen, bármennyire emberközpontú is a szervezeti kultúra. Azt hihetnénk, hogy a nyári szabadságolások idején ilyesmivel aztán már tényleg nem kell megküzdenünk, de ha találkoztunk már a “Your inbox is full” üzenettel a karibi nyaralásból visszatérve, vagy túlóráztunk már a kéthetes luxusjacht-kirándulásunk előtt csak azért, hogy a szakértői csapatunkban minden rendben legyen, míg mi nemzetközi vizeken ringatózunk, valószínűleg tudjuk, hogy ez korántsem igaz.

De aggodalomra semmi ok, hiszen a hatékony priorizálás segíthet átlendülni ezeken a kihívásokon és elérni a kívánt eredményeket. Ebben a blogbejegyzésben megosztunk néhány hasznos tippet arról, hogyan lehet hatékonyan priorizálni, amikor túlterheltnek érezzük magunkat a munkában.

1. Áttekintés és elemzés

Először is, lépjünk hátra egyet, és vizsgáljuk meg az előttünk álló feladatokat és projekteket! Készítsünk egy listát az összes teendőről, majd értékeljük azokat fontosság és sürgősség szerint! A klasszikus Eisenhower mátrix, amely az alapján osztályozza a feladatokat, hogy azok mennyire fontosak és mennyire sürgősek, kiváló segítséget nyújthat ebben a fázisban. A Microsoft Planner pedig még távmunkavégzés esetén is megfelelő támogatást adhat a hatékonyabb feladatkezelésben és a csapattal történő együttműködésben.

2. Célok és eredmények

Határozzunk meg konkrét célokat és eredményeket az egyes projektekhez és feladatokhoz! Kérdezzük meg magunktól, hogy mi az, amit el kell érnünk ezekkel a teendőkkel, és hogyan járulnak hozzá a hosszú távú céljainkhoz. Ez segít abban, hogy tisztában legyünk azzal, mi az, amit prioritásként kell kezelnünk. Különösen igaz ez, ha szoftverfejlesztésben tevékenykedünk, hiszen változatos projektek mentén komplex kihívásokkal szembesülünk nap mint nap.

3. Időkezelés

A hatékony időkezelés elengedhetetlen a priorizálás során. Szánjunk időt arra, hogy elkülönítsük a fontos és sürgős feladatokat a kevésbé lényegesektől! Használjunk időblokkolást vagy munkasegédleteket, hogy hatékonyan osszuk be az időnket, és ne essünk abba a hibába, hogy egyszerre több dologra koncentrálunk! Mi az ALLWIN-nál például szeretjük kihasználni a Microsoft Viva Insights nyújtotta lehetőségeket mondjuk focus time beállítására, és másoknak is bátran ajánljuk a munkahelyi produktivitást növelő technológiák felfedezését saját munkahelyi környezetükben. Ha jobban belegondolunk, a szakmai fejlődésünknek éppúgy része az, mennyire hatékonyan és tudatosan tudjuk kezelni az időnket, mint pl. a legújabb technológiák elsajátítása. Éppen ezért, ideje leszámolni a hiedelmekkel és többek között leszokni a multitaskingról vagy a naptárunk megbeszélésekkel való feltöltéséről.

4. Kommunikáció és delegálás

Nem szégyen segítséget kérni vagy feladatokat delegálni, ha túlterheltek vagyunk. Beszéljünk a csapatunkkal vagy a vezetőnkkel arról, hogy milyen feladatokat oszthatunk meg, vagy hogyan lehetne átrendezni a prioritásokat! A hatékony kommunikáció és a feladatok megosztása segít enyhíteni a terhet, és jobban koncentrálhatunk a létfontosságú feladatokra. Nálunk az ALLWIN-nál, egy erősen távmunka hangsúlyos kultúrában a kommunikáció hatékonyságának elősegítését többek között a heti rendszerességű 1:1-ok és csapatmegbeszélések szolgálják, de az aszinkron munkavégzés korában egyéb digitális lehetőségek is fellelhetőek a cél érdekében.

5. Munka-magánélet egyensúly

Ne hanyagoljuk el a pihenést és az öngondoskodást sem! Csak mert nyaralni megyünk vagy épp most voltunk, még nem kell elengednünk a munka-magánélet egyensúlyt! Amikor túlterheltek vagyunk, könnyen elveszíthetjük a fókuszt és a hatékonyságot. Szánjunk időt a testünk és az elménk regenerálására! Az egészséges életmód, a testedzés (különösen ha egész nap ülőmunkát végzünk, mint pl. a szoftverfejlesztésben dolgozók), az alvás és a relaxáció mind hozzájárulnak ahhoz, hogy friss erővel vágjunk bele a feladatokba. A mentális egészségünk karbantartására egyébként akár alternatív “gyógymódokat” is bevethetünk, például önkénteskedhetünk, bár könnyen lehet, hogy ehhez rugalmas munkahelyre lesz szükségünk.

Takeaway

A túlterhelt munkahelyi időszakok sosem könnyűek, de a hatékony priorizálás segítségével képessé válunk a helyzet irányítására és kezelésére. Áttekintés, célok kitűzése, időkezelés, kommunikáció és pihenés, a megfelelő digitális eszközök bevonása - ezek a kulcsfontosságú tényezők, amelyek hozzájárulnak a hatékony munkavégzéshez még a legzsúfoltabb időszakokban is. Ne feledjük, hogy a helyes prioritások megállapítása és a megfelelő gondoskodás önmagunkról kulcsfontosságú az eredmények eléréséhez!

‍